"Maintenant, Wondershare PDFelement est là, il fait la même chose et il est bien meilleur que les autres. (Wondershare PDFelement arrive maintenant, il fait la même chose et est bien meilleur que les autres.)"
Javier
Responsable des achats et de la technologie, Fred. Olsen, S.A.
Fred. Olsen, S.A., l'un des principaux fournisseurs de services maritimes, est réputé pour son approche innovante et son attachement indéfectible à la qualité. En tant qu'élément vital de la connectivité entre les îles Canaries, ils exploitent 5 lignes maritimes dans tout l'archipel, transportant chaque année plus de 3 millions de passagers, 60 000 animaux domestiques, 1 million de voitures et 100 000 véhicules de transport de marchandises.
Forte d'une histoire remontant à 1904, l'entreprise a toujours fait preuve d'adaptabilité, évoluant sans heurt au gré des changements, tout en restant fidèle à son engagement en faveur de la protection de l'environnement et d'un avenir durable. Ils sont convaincus que seule une politique "zéro papier" peut permettre à Fred d'atteindre ses objectifs. Olsen évite d'émettre 4 tonnes de dioxyde de carbone, de consommer environ 50 000 litres d'eau et d'abattre 55 arbres chaque année.
Cependant, même pour ce navigateur chevronné, tracer la voie à travers l'ère numérique présente sa propre série de défis.
Fred. Olsen Express. Image Courtesy - Javier, responsable technique et des achats, Fred. Olsen, S.A.
Défis
Javier Padron Rufino, responsable des achats et de la technologie chez Fred. Olsen, S.A., était confrontée à deux défis majeurs qui entravaient le bon fonctionnement des opérations de l'entreprise. Le premier était le coût élevé de la maintenance de la suite Adobe, qui s'est avéré être une charge financière importante pour les ressources de l'entreprise. Le deuxième défi était la rigidité des licences logicielles, car leur logiciel précédent n'offrait que des options mensuelles ou annuelles.
Cette rigidité était incompatible avec les besoins de Fred. Olsen, S.A., une entreprise qui avait besoin d'une solution rentable et d'une licence perpétuelle plus souple. "Les coûts élevés des logiciels et les modèles de licence restrictifs entravaient notre efficacité et notre croissance", explique Javier.
Ces difficultés se sont encore aggravées lorsque l'entreprise a décidé de mettre en œuvre des initiatives de dématérialisation avant même l'apparition de Covid-19. "Nous utilisions beaucoup de papier, ce qui n'était ni efficace ni durable. Nous avions besoin d'une solution qui permette non seulement d'accélérer le processus de travail, mais aussi de promouvoir une utilisation plus économique des ressources". Cette évolution vers la numérisation a présenté sa propre série d'obstacles, notamment la nécessité de trouver un moyen fiable et efficace de numériser les documents papier existants et de gérer efficacement les nouveaux fichiers numériques. Ils ont finalement trouvé leur réponse dans Wondershare PDFelement.
Solutions
Face à ces défis, Javier a découvert un remède par le biais d'une recherche en ligne : Wondershare PDFelement. La structure de prix abordable de PDFelement et son option de licence perpétuelle en ont fait un choix intéressant pour Fred. Olsen, S.A. Aujourd'hui, tous les services de l'entreprise - des finances à l'administration en passant par la technologie - utilisent PDFelement pour leurs tâches quotidiennes. La fréquence d'utilisation varie d'un membre du personnel à l'autre, en fonction des besoins et des responsabilités de chacun.
Les fonctions les plus remarquables sont les options "Convertir" et "Modifier". Ils sont largement utilisés dans l'ensemble de l'entreprise pour les tâches quotidiennes de traitement des dossiers. Par exemple, la fonction "Convertir" permet aux utilisateurs de transformer divers formats de fichiers en PDF, ce qui facilite le partage et le stockage. La fonction "Modifier", quant à elle, permet aux utilisateurs d'apporter les modifications nécessaires aux fichiers PDF, ce qui améliore la productivité et l'efficacité.
Une grande majorité, environ 90 % des utilisateurs, s'appuient fortement sur la fonction d'édition. Selon Javier, "l'édition est la plus utilisée. Il nous permet de modifier les formats, tant au niveau de la page que du texte".
Un scénario spécifique dans lequel PDFelement s'est avéré particulièrement bénéfique est celui du traitement des factures. Ils peuvent désormais numériser toutes les factures papier et les faire circuler numériquement dans chaque service. Ce flux de travail numérique permet non seulement de rationaliser le processus, mais aussi de soutenir l'engagement de l'entreprise en faveur du développement durable en éliminant le besoin de papier et en réduisant l'empreinte carbone de l'entreprise.
Résultats
Le passage à PDFelement a permis à Fred de réaliser des économies substantielles. Olsen, S.A., ce qui correspond à l'objectif de carrière personnel de Javier, à savoir la prudence financière. Mais les avantages ne se limitent pas au bilan. Les employés ont constaté qu'ils pouvaient effectuer les mêmes tâches qu'avec Adobe Acrobat, et même mieux avec PDFelement. La transition s'est faite en douceur et l'équipe s'est rapidement adaptée au nouveau logiciel, soulignant la convivialité de son interface et de ses fonctionnalités.
Outre les économies de coûts et l'efficacité opérationnelle, PDFelement a également obtenu de bons résultats en matière de service à la clientèle. L'expérience de Javier avec PDFelement a été extrêmement positive, puisqu'il l'a décrite comme "Muy muy muy Buena (très bonne)". Il a apprécié la possibilité d'interagir directement avec le fabricant dans sa langue maternelle, l'espagnol. En outre, il a souligné la qualité de l'assistance technique et commerciale qu'il a reçue, ce qui contrastait fortement avec la confiance qu'il accordait auparavant à la ligne d'assistance publique d'Adobe.
Fred. Le passage d'Olsen, S.A. du papier aux pixels, avec PDFelement comme allié crucial, est un témoignage convaincant du pouvoir de transformation de la technologie.
Leur histoire sert de phare à d'autres organisations qui naviguent sur le terrain souvent complexe de la transformation numérique. Il montre comment, en adoptant des solutions logicielles adaptées à leurs besoins, les entreprises peuvent améliorer leur efficacité opérationnelle, réduire leur impact sur l'environnement et contribuer à un avenir durable.
De plus, Fred. La réussite du virage numérique d'Olsen, S.A. met en évidence l'engagement inébranlable de l'entreprise en faveur de la durabilité, une valeur fondamentale profondément ancrée dans sa culture d'entreprise. Tout en continuant à naviguer sur la mer numérique, ils restent prêts à établir de nouvelles normes en matière de transport maritime.
En tirant parti de la technologie pour alimenter la croissance, améliorer le service à la clientèle et promouvoir la gestion de l'environnement, Fred. Olsen, S.A. offre des perspectives et une inspiration précieuses. Leur expérience illustre le potentiel que représente l'alignement des solutions technologiques sur les stratégies d'entreprise, en démontrant les immenses possibilités qui se trouvent à l'intersection de l'innovation, de l'efficacité et de la durabilité.
