"J'utilise Acrobat Pro comme logiciel principal pour les PDF depuis des années, mais le coût est assez élevé. J'ai découvert que Wondershare PDFelement avait des fonctionnalités similaires à celles d'Acrobat Pro, et qu'il était environ 70 % moins cher, ce qui est très intéressant".
Lawan
Assistant financier numérique, Thai Oil
Thai Oil, une entreprise pétrochimique asiatique de premier plan, est une filiale du groupe PTT. Fondée en 1961, elle s'est développée au fil des décennies pour devenir la plus grande raffinerie de Thaïlande. Les activités de la société couvrent les secteurs du raffinage et de la pétrochimie, avec une capacité de production qui contribue de manière significative au secteur de l'énergie de la région Asie-Pacifique.
L'objectif stratégique de Thai Oil est d'émerger en tant que leader dans les opérations de raffinage et de pétrochimie entièrement intégrées dans la région Asie-Pacifique. Cet objectif s'inscrit parfaitement dans leur engagement en faveur de l'innovation, de la durabilité et de la création d'une valeur optimale pour les parties prenantes.
À cette fin, l'entreprise exploite l'une des usines les plus modernes et les plus efficaces de la région Asie-Pacifique. Ils cherchent continuellement à adopter les dernières technologies et solutions logicielles susceptibles de rationaliser les opérations, de minimiser les coûts et d'améliorer la productivité.
Cependant, le parcours de Thai Oil vers ces ambitions n'a pas été sans obstacles. L'entreprise était aux prises avec des inefficacités opérationnelles qui épuisaient ses ressources et avaient un impact sur ses résultats.
Défis
Les coûts élevés des logiciels constituaient une préoccupation majeure, la solution logicielle haut de gamme existante affectant considérablement la santé financière et les ressources de l'entreprise.
Lawan, l'assistant financier numérique de l'entreprise, qui supervise tous les aspects budgétaires et financiers liés aux logiciels et à la numérisation au sein de l'entreprise, a jugé cette situation intenable. Le prix élevé d'Acrobat Pro grevait le budget et l'empêchait d'atteindre ses objectifs.
"Cela fait des années que j'utilise Acrobat Pro comme logiciel principal pour les PDF. Mais le coût est si élevé. Cela m'a amenée à chercher des alternatives pour le remplacer", a-t-elle déclaré, soulignant le besoin urgent d'une solution plus rentable.
Outre la charge financière, Thai Oil a dû faire face à des défis opérationnels. L'organisation disposait de deux types de logiciels de gestion de documents, l'un pour l'équipe d'ingénieurs et l'autre pour les autres départements. Cette dichotomie était source d'inefficacité, entravait la collaboration et ralentissait les flux de travail.
Cette situation a mis en évidence la nécessité d'une solution unifiée et conviviale qui puisse répondre de manière transparente aux divers besoins des différents rôles au sein de l'entreprise. Le logiciel idéal permettrait non seulement de rationaliser les opérations, mais aussi de réduire les coûts de manière significative.
Solutions
En réponse à ces défis, Lawan s'est lancé dans la recherche d'un éditeur PDF pratique et abordable. Cette exploration a conduit à la découverte de Wondershare PDFelement. Intrigué par ses fonctionnalités et son prix abordable, Lawan a contacté le revendeur thaïlandais qui lui a fourni une présentation complète. Convaincue que PDFelement pouvait répondre à ses besoins et l'aider à surmonter ses difficultés, Thai Oil a décidé de passer à l'action.
Aujourd'hui, un tiers de l'organisation est passé à ce nouveau logiciel, chaque département l'utilisant pour répondre à des besoins spécifiques et améliorer l'efficacité.
"En tant qu'utilisatrice fréquente, j'utilise PDFelement tous les jours, pour signer des devis, des documents de travail, etc.", a déclaré Mme Lawan, soulignant l'utilité et la polyvalence du logiciel au quotidien.
Dans le département d'ingénierie, PDFelement est utilisé pour partager et commenter les dessins techniques. Les fonctions Commentaire et Signature du logiciel permettent aux ingénieurs de prendre des notes directement sur les dessins, ce qui facilite la communication et la collaboration au sein de l'équipe.
Pour le service comptable, PDFelement est utilisé en phase de test pour la gestion et l'édition de documents. Les comptables ont trouvé particulièrement utile la capacité du logiciel à éditer et à signer des documents PDF, ce qui leur a permis d'accélérer leurs flux de travail et de réduire l'utilisation du papier.
Résultats
La mise en œuvre de PDFelement a eu un impact transformateur sur Thai Oil. Tout d'abord, il y a eu une réduction significative des coûts. Par rapport à l'accord précédent, l'entreprise a réalisé une réduction de 70 % des coûts de logiciels. Cette économie substantielle a libéré des ressources qui peuvent désormais être réorientées vers d'autres domaines stratégiques.
En outre, la convivialité du logiciel a facilité la transition pour les employés, éliminant ainsi les obstacles à son adoption. Les puissantes fonctionnalités de PDFelement ont également renforcé l'efficacité du travail dans l'ensemble de l'organisation, en améliorant la productivité et en rationalisant les flux de travail.
"Le passage à PDFelement a changé la donne pour notre organisation. Non seulement nous avons réalisé d'importantes économies, mais nous avons également constaté une augmentation de la productivité grâce aux diverses fonctionnalités du logiciel", a déclaré M. Lawan, soulignant l'impact positif de la transition.
Impressionné par le potentiel de transformation de PDFelement, M. Lawan l'a même présenté à sa société mère, le groupe PTT. Cette décision souligne le potentiel de transformation de PDFelement, non seulement pour Thai Oil, mais aussi pour d'autres entreprises du groupe et au-delà.
En conclusion, le passage à ce nouveau logiciel a permis à l'entreprise de relever ses défis en matière de gestion documentaire, de rationaliser ses processus et de réaliser d'importantes économies. Il démontre que l'adoption d'outils technologiques appropriés peut contribuer à l'efficacité opérationnelle et à la réussite de l'entreprise.
Par ailleurs, le succès de PDFelement chez Thai Oil témoigne de sa puissance en tant que solution de gestion documentaire rentable, conviviale et polyvalente, capable de répondre aux besoins des différentes fonctions au sein d'une organisation.
